Privacy statement kvv1936

Privacy - KVV1936

Wat betekent de nieuwe privacywet - Avg-?

Vanaf 25 mei beschermen alle EU-landen uw privacy volgens dezelfde regels. In ons Privacy Statement leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we die verwerken

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die we in verband kunnen brengen met u. U deelt persoonsgegevens met ons als lid,sponsor of deelnemer aan activiteit van de vereniging of als u contact met ons hebt. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar ook het IP-adres van uw computer is een persoonsgegeven. Het gaat om alle gegevens die we in verband kunnen brengen met u.

Dit bedoelen we met verwerken:

Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een heel breed begrip. Het gaat om alles wat u kunt doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. De `Wet Algemene gegevensbescherming (Avg) noemt bij verwerken: 'het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.'

KVV1936 registreert persoonsgegevens om haar leden de afgesproken dienstverlening te bieden. De persoonsgegevens worden uitsluitend ontvangen door rechtstreekse invoer of aanlevering door leden, sponsoren of derden.. De persoonsgegevens worden alleen door gebruikers van de applicatie gewijzigd of door bestuursleden van KVV1936 op verzoek van gebruikers..

Gebruikers:

Als gebruiker van persoonsgegevens worden aangemerkt, degene die door de verantwoordelijke (Voorzitter  KVV1936) geautoriseerd zijn persoonsgegevens te gebruiken (leden, Cie leden, Bestuursleden) binnen Mijn KVV.. De Gebruikers hebben zelf de bevoegdheid gegevens  aan te vullen of te corrigeren, echter niet om gegevens te vernietigen. Correctie of vernietiging van persoonsgegevens is voorbehouden aan de verantwoordelijke of haar gedelegeerde zoals de ledenadministrateur)

Elektronische gegevens:

Alle leden hebben toegang tot hem of haar persoonlijke elektronische gegevens,  De financiële gegevens b.v zijn slechts toegankelijk voor diegenen die daarvoor zijn geautoriseerd.. Binnen Mijn KVV is door functiescheiding de toegang geregeld tot de elektronische gegevens van haar leden, sponsoren en derden. Middels deze scheiding van functies wordt zorggedragen voor een zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

KVV1936 gebruikt haar applicatie "Mijn KVV" voor verwerking van haar ledenadministratie en daaruit voortvloeidende activiteiten zoals oa.de verwerking van carnavalszittingen, het innen van de contributie en het versturen van nieuwsbrieven naar haar leden..Uw data regelen kan en mag alleen als we u goed kennen. Daarom  vragen we bij contact naar persoonsgegevens en verwerken we die ook. Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld het paswoord om in te loggen aanpassen.

De leden en sponsoren van KVV1936 zijn een lidmaatschap aangegaan met KVV1936 en dus voor het verwerken van hem of haar persoonsgevens.

Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:

  • Contact met u opnemen.
  • U e-mails sturen vanuit de KVV1936 voor het maken van afspraken
  • Uw aanvraag voor of wijziging tot toegang van de applicatie beoordelen en regelen.
  • Onze leden factureren en andere financiële opdrachten uitvoeren.
  • Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
  • Uw producten beheren, denk aan reserveringen voor carnavalszittingen.

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van u, van ons en van al onze klanten. Daarom gebruiken we uw persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen.

  • We kunnen uw toegang tot de applicatie blokkeren of u waarschuwen als de data niet goed wordt gebruikt
  • We kunnen helpen als we denken dat het even tegenzit.
  • We onderzoeken vooraf goed wie u bent.
  • Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd
  • Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
  • Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden en rollen binnen de applicatie (b.v. beheerder, gebruiker, boekhouder). En we investeren in middelen die u en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit.

We houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of apps die op maat zijn gemaakt voor jou. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partiun en social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Dit kunnen we doen:

  • We bekijken welke producten u al wel gebruikt en welke niet.
  • We verzamelen u keuzes en zoekopdrachten als u bijvoorbeeld onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals de nieuwsbrief opent. En die analyseren we. Zo heb u mogelijk interesse in producct... als u een pagina over het product bezoekt.
  • We analyseren u betalingsgedrag. Staat er bijvoorbeeld een groot bedrag op u Betaalrekening? Dan kunnen we een spaarrekening bij u onder de aandacht brengen.
  • We kunnen de gegevens die we zelf hebben verzameld, combineren met persoonsgegevens én algemene gegevens van andere bronnen.
  • We kunnen uw versleutelde persoonsgegevens gebruiken om u op social media interessante en relevante informatie te laten zien.
  • We kunnen u ook aanbiedingen doen van partiun met wie we nauw samenwerken zoals het Rijksmuseum.
  • Wil u liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen? Geen probleem, Neem contact met ons op!

Voor onze organisatie gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wil u bij ons b.v. uw inlogcode regelen? Dan gaan we:

  • U identificeren als lid (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn; maar ook.
  • Wettelijke bewaartermijnen van uw gegevens inregelen
  • Uw persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij KVV1936 mogen opvragen. Denk aan: de Belastingdienst: of Justitie: bij financiële fraude, Inlichtingendienst: bij terrorisme, Toezichthouders: als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde (groepen) klanten.

We gebruiken persoonsgegevens ook om zaken veel persoonlijker te maken. Dat doen we door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Daarin willen we echt vooroplopen. Want daarmee helpen we jou verder. Of dat nu privé of zakelijk is. Zo kunnen we:

  • De oorzaak van klachten oplossen, pagina’s en formulieren op de website verbeteren en processen versnellen.
  • De beveiliging verbeteren.
  • Meten hoe klanten onze diensten gebruiken en  als dat nodig is: dingen verbeteren.
  • Nieuwe diensten ontwikkelen.
  • Rapportages maken van onze analyses en inzichten en daarmee informatiediensten op geaggregeerd niveau leveren.
  • We proberen gedrag van fraudeurs te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.

Van wie hebben we persoonsgegevens?

We hebben persoonsgegevens van onze leden, sponsoren en deelnemers aan activiteiten van de vereniging.,

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Hieronder zie u welke persoonsgegevens we verzamelen en dus ook kunnen gebruiken.

Met u persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:

  • Contact met u opnemen.
  • Onderzoeken of u lid bij ons bent
  • Uw aanvraag voor of wijziging van een ander product  (b.v reservering carnavalszitting)beoordelen en regelen.
  • Onze financiële opdrachten uitvoeren.
  • Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
    De persoonsgegevens worden alleen door gebruikers gewijzigd of door medewerkers van KVV1936 op verzoek van leden of sponsoren.. Het gaat hierbij enerzijds om namen, adressen en woonplaatsen, met mogelijk een aanvullend gegeven, maar in principe niet verschillend van de gegevens in een ‘telefoonboek’
  • Uw lidmaatschap beheren. Met name de juiste plichten en rechten geven conform uw rol als lid (bestuurslid, cie lid, lid)

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van u en van ons en van al onze leden.. Daarom gebruiken we uw persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen.

We houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of apps die op maat zijn gemaakt voor jou. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partiun en social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Dit kunnen we doen:

  • We bekijken welke producten u al wel gebruikt en welke niet.
  • We verzamelen u keuzes en zoekopdrachten als u bijvoorbeeld onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals de nieuwsbrief opent. En die analyseren we. Zo heb u mogelijk interesse in producct... als u een pagina over het product bezoekt.
  • We analyseren u betalingsgedrag. Staat er bijvoorbeeld een groot bedrag op u Betaalrekening? Dan kunnen we een spaarrekening bij u onder de aandacht brengen.
  • We kunnen de gegevens die we zelf hebben verzameld, combineren met persoonsgegevens én algemene gegevens van andere bronnen.
  • We kunnen uw versleutelde persoonsgegevens gebruiken om u op social media interessante en relevante informatie te laten zien.
  • We kunnen u ook aanbiedingen doen van partiun met wie we nauw samenwerken zoals het Rijksmuseum.
  • Wil u liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen? Geen probleem, Neem contact met ons op!

Voor onze organisatie gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wil u bij ons u verzuimdossiers regelen? Dan gaan we bijvoorbeeld:

  • u identificeren als u lid bij ons wordt (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn.
  • uw persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij  KVV1936 mogen opvragen. Denk aan: de Belastingdienst: of Justitie: bij financiële fraude, Inlichtingendienst: bij terrorisme, Toezichthouders: als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde (groepen) leden.

Verwerking van persoonsgegevens, die door hun aard in de categorie "Bijzondere Persoonsgegevens" vallen,  zijn verboden tenzij er een wettelijke grondslag is voor deze verwerking. In de applicatie worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Denk daarbij aan gegevens over de gezondheid, ras , geloof etc. Wel wordt door de vereniging beeldmateriaal verwerkt van personen. Deze vallen in beginsel onder de categorie "Bijzondere Persoonsgegegevens"

  • Beeldmateriaal en audio opnamen:
  • Tijdens evenementen georganiseerd door KVV1936 worden zowel foto- als video opname en audio opname gemaakt. Niet alle evenementen zijn publiekelijk toegankelijk en beeldmateriaal opgenomen tijdens deze evenementen worden intern de vereniging gebruikt., Dit materiaal wordt verwerkt op basis van wettelijke grondslag 'Toestemming" door de leden van de vereniging.
  • Tijdens de  publiek toegankelijk evenementen en activiteiten worden ook beeld- en audio opname gemaakt. Enerzijds vinden deze plaats in opdracht van de media (krant, tv, radio) en zijn deze  zelf verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens. Anderzijds vindt publicatie plaats in opdracht van de vereniging tijdens b.v. de optocht en tijdens carnavalszittingen. In dat geval is de vereniging  verwerkersverantwoordelijke in de zin van de wet. Om voor deze evenementen toestemming te vragen is in de praktijk niet mogelijk. Enerzijds omdat deze evenementen plaats vinden in publiektoegankelijke ruimte. Denk hierbij met name aan de jaarlijkse carnavalsoptocht waar duizenden toeschouwers bij aanwezig zijn. Anderzijds vinden evenementen plaats waarvoor toegangsbewijzen nodig zijn (b.v. zitting in de Rodahal; een grote evenementenhal met plaats voor honderden toeschouwers). Hiervoor zullen op de toegangskaarten vermelding gemaakt gaan worden dat er beeldopname gemaakt worden. Verder wordt op de toegangskaarten vermeld "Dat door het betreden van de het terrein via de toegangspoort de bezoeker toestemming geeft aan de KVV1936 van maken van beeld en audio materiaal en eventueel publiceren daarvan" (het betreden wordt gezien als actieve toestemming).
    Bij evenementen georganiseerd in de publiekelijke ruimte maakt de verenging gebruik van het recht "journalistieke uitzondering" . Het doel van opname en publicatie is immers informatie te geven en/of mening en ideeën te delen.
    In de statuten van de vereniging staat vermeld dat  vereniging o.a.  ten doel heeft::
    a.       het organiseren van een gepaste carnavalsviering in de gemeente Kerkrade ;
    b.       De instandhouding en bevorderen van de vasteloavend als een uiting van volkscultuur en folklore
    De vereniging heeft een afweging gemaakt tussen enerzijds het belang van de vereniging bij het publiceren van beeldmateriaal (met inachtneming haar statuten) en de privacy impact op betrokkene bij het publiceren van beeldmateriaal buiten de verenigingsomgeving.

    Overwegingen:
    Dat gepubliceerd  beeldmateriaal bijdraagt aan de doelstelling van de vereniging en essentieel is voor het bestaansrecht en continuïteit van de vereniging. Betrokkenen van tevoren kunnen weten dat er beeldopnamen gemaakt kunnen worden van hem en haar en dat deze gepubliceerd kunnen worden.
    Dat de inspanning voor het verkrijgen van toestemming in vele gevallen niet realistisch is en de uitvoering niet haalbaar  
    De impact op de privacy minimaal is want : 
    het doeleinde van de verwerking is niet gericht is op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens dan wel op het onderscheid maken op grond van een bijzonder persoonsgegeven, het voor de verantwoordelijke redelijkerwijs niet voorzienbaar is dat de verwerking zal leiden tot het maken van onderscheid op grond van een bijzonder persoonsgegeven, en de verwerking van die bijzondere persoonsgegevens onvermijdelijk is bij die verwerking.

    Conclusies:
    De vereniging verwerkt  beeldmateriaal daar waar mogelijk op basis van 1) toestemming en beroept zich in alle andere gevallen op de grondslag 2) gerechtvaardig belang en/of 3) journalistieke uitzondering”
    De vereniging in haar privacy statement de bovenstaande overwegingen  en conclusies zal opnemen. Dat het voor de betrokkene ten alle tijden mogelijk zal blijven om haar rechten volgens de AVG te blijven uitoefenen en de vereniging onder de condities van de AVG deze ten uitvoer zal brengen.

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van jou,van ons, van al onze klanten en de ...... sector. Daarom gebruiken we u persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen. Dit merk u bijvoorbeeld:

  • We kunnen toegang blokkeren of u waarschuwen als de de data niet goed wordt gebruikt
  • We kunnen helpen als we denken dat het even tegenzit.
  • We onderzoeken vooraf goed wie u bent.
  • Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd
  • Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
  • Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden,  En we investeren in middelen die jou en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit. .

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van jou,van ons, van al onze klanten en de ...... sector. Daarom gebruiken we u persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen. Dit merk u bijvoorbeeld:

  • We kunnen toegang blokkeren of u waarschuwen als de de data niet goed wordt gebruikt
  • We kunnen helpen als we denken dat het even tegenzit.
  • We onderzoeken vooraf goed wie u bent.
  • Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd
  • Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat we fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
  • Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden,  En we investeren in middelen die jou en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit. .

Bewaartermijnen:

We bewaren deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we u gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt.

Vragen over privacy bij KVV1936

ma@kvv1936.nl

KVV1936

www.triple-b.net


©copyright 2019 KVV1936 in samenwerking met Triple-B Consultancy